Dans un environnement où la gestion des documents numériques est essentielle, LegalStamp se présente comme une solution efficace pour apposer des tampons électroniques sur vos fichiers PDF. Que vous soyez avocat, notaire, ou simplement un professionnel souhaitant sécuriser et organiser ses documents, cet outil vous permet d’automatiser le processus de validation et d’authentification en quelques clics.

Une fois votre premier tampon créé sur LegalStamp, l’étape suivante est tout aussi importante : ajouter vos documents PDF et les organiser efficacement avant de procéder au tamponnage. Cela vous permet de structurer vos fichiers, d’assurer un ordre logique et de faciliter leur traitement ultérieur.

Dans ce tutoriel, nous allons vous guider pas à pas pour apprendre à :

• Ajouter des fichiers PDF à votre espace LegalStamp.

• Modifier leur ordre pour respecter une organisation spécifique.

• Renommer un dossier pour une meilleure lisibilité.

• Supprimer une pièce si elle n’est plus nécessaire.

Grâce à ces fonctionnalités, vous pourrez optimiser la gestion de vos documents et garantir un processus fluide et structuré. Suivez notre guide détaillé pour maîtriser ces étapes en quelques minutes !

Ajouter vos documents PDF sur LegalStamp

Accéder à l’onglet “Mes PDF”

Après avoir créé votre premier tampon sur LegalStamp, l’étape suivante consiste à ajouter les documents PDF que vous souhaitez tamponner. Pour cela, l’outil propose une interface simple et intuitive qui facilite la gestion de vos fichiers.

Pour accéder à cette fonctionnalité :

1. Rendez-vous sur l’onglet “Mes PDF” depuis le tableau de bord de LegalStamp.

2. Vous retrouverez un espace similaire à celui utilisé pour ajouter un tampon.

3. À partir de cette section, vous pourrez importer et organiser plusieurs fichiers en toute simplicité.

LegalStamp suit une logique fluide : de la même manière que vous avez ajouté un tampon, vous allez maintenant ajouter vos fichiers PDF. Cette cohérence dans l’interface permet une prise en main rapide, même pour les utilisateurs novices.

Importer des documents PDF

Une fois dans l’onglet “Mes PDF”, l’importation de documents se fait en quelques clics :

1. Cliquez sur le bouton d’ajout pour sélectionner vos fichiers PDF.

2. Sélectionnez un ou plusieurs documents directement depuis votre ordinateur. LegalStamp permet d’importer plusieurs fichiers simultanément, vous faisant ainsi gagner du temps.

3. Une fois la sélection faite, validez l’ajout : vos documents sont instantanément transférés et regroupés au sein d’un dossier unique.

Dès l’importation terminée, vous verrez apparaître votre nouveau dossier de PDF dans l’interface. Celui-ci contient l’ensemble des fichiers ajoutés et s’organise automatiquement selon un ordre logique. Vous pourrez ensuite les visualiser et les modifier selon vos besoins.

En seulement quelques étapes, vous avez désormais un espace structuré et prêt pour le tamponnage. Passons maintenant à la gestion et l’organisation de vos documents !

Organiser et modifier l’ordre des fichiers

Une fois vos documents PDF ajoutés sur LegalStamp, il est essentiel de bien les organiser pour garantir une gestion efficace. L’outil vous permet non seulement de visualiser le contenu de vos dossiers, mais aussi de réorganiser les fichiers en fonction de vos besoins et de renommer vos dossiers pour une meilleure lisibilité.

Visualiser les documents ajoutés

Lorsque vous avez importé un ensemble de fichiers, LegalStamp les classe automatiquement au sein d’un dossier unique. Pour accéder à son contenu :

1. Cliquez sur l’icône en forme de stylo située à côté du dossier concerné.

2. Vous verrez alors l’ensemble des documents ajoutés s’afficher.

3. Par défaut, LegalStamp trie automatiquement les fichiers dans un ordre logique (par exemple, en fonction de leur nom ou de leur date d’ajout).

Cette vue d’ensemble vous permet de vérifier que toutes les pièces sont bien présentes et correctement ordonnées avant de passer à l’étape du tamponnage.

Réorganiser l’ordre des fichiers

Dans certains cas, l’ordre automatique des fichiers peut ne pas correspondre à votre besoin. Par exemple, si vous préparez un dossier juridique, vous pourriez vouloir placer une pièce spécifique en première ou en dernière position pour faciliter la lecture.

Modifier l’ordre des fichiers est très simple :

1. Repérez le fichier à déplacer dans la liste des documents.

2. Cliquez sur l’icône de modification et déplacez la pièce à la position souhaitée.

3. L’ordre des fichiers est mis à jour automatiquement, sans besoin de validation supplémentaire.

Grâce à cette fonctionnalité, vous êtes sûr que vos fichiers apparaîtront dans le bon ordre au moment du tamponnage, évitant ainsi toute confusion.

Renommer un dossier de PDF

Un nom de dossier clair et structuré permet une meilleure organisation de vos fichiers, notamment si vous gérez plusieurs dossiers simultanément.

Pourquoi renommer un dossier ?

• Faciliter l’identification rapide des fichiers (ex. : "Dossier A – Contrat Client – 2024").

• Éviter les erreurs lors de l’envoi ou du traitement des documents.

• Optimiser le classement de vos archives pour retrouver facilement un dossier plus tard.

Comment renommer un dossier sur LegalStamp ?

1. Cliquez sur l’icône de modification du dossier concerné.

2. Saisissez un nouveau nom clair et explicite.

3. Validez en cliquant sur "Modifier", et le changement est appliqué instantanément.

Avec ces outils de gestion, LegalStamp vous permet d’avoir des documents structurés et bien organisés, garantissant un processus fluide et professionnel. Une fois votre dossier parfaitement préparé, il ne reste plus qu’à passer à l’étape suivante : le tamponnage des documents !

Supprimer ou ajouter de nouveaux fichiers

Une fois vos fichiers PDF organisés dans LegalStamp, vous pourriez avoir besoin d’apporter des modifications en supprimant des pièces devenues inutiles ou en ajoutant de nouveaux documents reçus ultérieurement. L’outil propose une gestion dynamique qui permet d’adapter votre dossier en quelques clics.

Supprimer une pièce PDF

Il arrive parfois qu’un fichier ne soit plus nécessaire dans votre dossier. Par exemple, une pièce ajoutée par erreur, un document obsolète ou un doublon. Plutôt que de recommencer toute l’importation, LegalStamp vous permet de supprimer un fichier en un clic.

Comment procéder ?

1. Repérez la pièce à supprimer dans votre liste de documents.

2. Cliquez sur l’icône en forme de croix à côté du fichier concerné.

3. Instantanément, la pièce est supprimée, et l’ordre des fichiers est mis à jour automatiquement.

Cette mise à jour automatique garantit que votre dossier reste bien structuré, sans nécessiter d’actions supplémentaires.

Ajouter de nouveaux fichiers à un dossier existant

Dans un contexte professionnel, il est fréquent que des documents supplémentaires soient envoyés après l’initialisation d’un dossier. Par exemple, la partie adverse dans une procédure juridique pourrait fournir de nouvelles pièces qui doivent être intégrées à votre dossier avant son tamponnage.

Ajouter un PDF à un dossier existant est très simple :

1. Cliquez sur “Ajouter un PDF” dans l’interface de gestion du dossier.

2. Sélectionnez le nouveau fichier à importer depuis votre ordinateur.

3. Le fichier est automatiquement ajouté au dossier et classé selon l’ordre logique prédéfini.

4. Si nécessaire, utilisez l’option de réorganisation pour repositionner le document.

Cette flexibilité vous permet d’ajouter des pièces à tout moment sans désorganiser votre dossier, garantissant un processus fluide et efficace.

Finaliser et tamponner votre dossier

Avant de procéder au tamponnage de vos documents, une dernière vérification est recommandée pour s’assurer que tout est en ordre.

Vérifier l’ordre et le nom du dossier

• Passez en revue l’ordre des fichiers et ajustez si besoin.

• Vérifiez que le nom du dossier est bien clair et compréhensible.

Valider les modifications

• Une fois satisfait de votre organisation, cliquez sur “Modifier” pour sauvegarder les derniers ajustements.

Passer à l’étape du tamponnage

• Votre dossier est maintenant prêt à être tamponné avec LegalStamp.

• Sélectionnez le tampon que vous souhaitez appliquer et suivez les dernières étapes de validation.

Grâce à cette méthode intuitive, vous pouvez ajouter, organiser et modifier vos documents en quelques clics avant de finaliser leur certification. Vous avez maintenant toutes les clés en main pour utiliser LegalStamp de manière optimale et gérer vos PDF efficacement !

Conclusion

Grâce à LegalStamp, la gestion et l’organisation de vos documents PDF deviennent un jeu d’enfant. Dans ce tutoriel, nous avons vu ensemble comment :

✅ Ajouter des fichiers PDF dans votre espace LegalStamp.

✅ Visualiser et organiser vos documents, en ajustant leur ordre si nécessaire.

✅ Renommer un dossier pour une meilleure gestion.

✅ Supprimer des fichiers inutiles et ajouter de nouvelles pièces à un dossier existant.

✅ Finaliser votre dossier avant de le tamponner pour garantir un rendu propre et structuré.

L’interface intuitive de LegalStamp permet d’effectuer ces actions en quelques clics, sans perte de temps. L’outil s’adapte à tous les besoins professionnels, que vous soyez avocat, notaire ou gestionnaire de documents administratifs.

Maintenant que vous maîtrisez ces fonctionnalités essentielles, il ne vous reste plus qu’à tester LegalStamp par vous-même et explorer toutes ses possibilités ! Vous pourriez notamment découvrir d’autres options avancées, comme la personnalisation des tampons ou la gestion automatisée de vos documents.

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